7FFP - mau uso do mail.

Contexto: 7 factores que nos frustram a produtividade.

O correio electrónico foi dos primeiros meios de comunicação a ser implementado em computadores, mesmo antes de existirem redes. As máquinas albergavam vários utilizadores que enviavam mails uns aos outros, no mesmo computador.

Apesar do impacto negativo causado pelo spam e por outras alternativas de comunicação, como as redes sociais, fóruns web, blogs, instant messaging, o mail continua a ser o meio de comunicação primário na internet. Todas as pessoas que conheço têm pelo menos uma conta e consultam-na com regularidade (se prestam a atenção devida aos mails é outra história). O mail tem algumas vantagens enquanto sistema de comunicação: não exige a atenção imediata do destinatário e é um meio rico de transmissão de informação, pode-se enviar desde texto simples a diversos conteúdos multimédia e anexos.

Pessoalmente leio sempre e com atenção os mails que me são intencionalmente direccionados, tal como sempre lhes respondo, sempre que apropriado. Infelizmente não me parece que este comportamento seja generalizado. Do que tenho constatado, as pessoas…

• não lêem com a devida atenção os mails, especialmente se tiverem muito que ler;
• recebem demasiados para que lhes possam prestar atenção;
• algumas não lhe ligam muito;
• algumas não (os) sabem escrever.

“Ler na diagonal”

Ler na diagonal, à letra, não existe. Tipicamente isto consiste em ler as primeiras palavras e, eventualmente, parte das últimas. A pessoa fica com uma ideia incompleta, por vezes errada, do que se tratava. Ou seja, o mail foi inútil.

Actualmente parece estar a surgir um novo chavão a substituir este li na diagonal que é o vi que enviaste mas não li!

Porque recebemos demasiados mails?

• porque estamos subscritos em demasiadas coisas: grupos, mailing lists, etc;
• porque os mails têm demasiada gente em “CC” e acabamos por receber coisas que podíamos dispensar.

Pressão resultante do mau uso do mail

Se a informação transmitida por mail não passa, os destinatários ficam sem conhecimento que deviam ter ou tentam obtê-lo por outros meios (telefone, pessoalmente). Ambos os casos têm consequências directas em perda de produtividade.

Em suma:

• usar classificadores automáticos sempre que possível;
• remover subscrições e sistemas de notificações em que até podíamos estar interessados mas não temos tempo e raramente prestamos atenção, de qualquer modo;
• moderar a quantidade de gente que se adiciona em “CC”;
• resolver (e responder) imediatamente os mails que podem ser resolvidos imediatamente;
• prestar atenção ao que se recebe e escrever com atenção o que se envia: poupa muito tempo e trabalho a todas as partes.