7FFP - reuniões.

Contexto: 7 factores que nos frustram a produtividade.

Uma reunião é uma boa “ferramenta” de trabalho: um grupo de pessoas reúne-se para decidir e esclarecer assuntos de forma muito mais célere do que seria feito de outra forma. Infelizmente esta utilidade, a par da facilidade de realização, levou ao seu recurso em exagero, sem preparação adequada, a chamada reunite.

As principais características do fenómeno reunite, segundo a minha experiência, são:

• reuniões em excesso

  Um exemplo notável foi num projecto de 6 meses, sem praticamente qualquer integração com equipas externas, ter sido convocado para cerca de 55 reuniões!

• desorganizadas, confusas, promovem divagações e são demoradas

  São raras as reuniões que têm uma agenda pré-definida ou que aos participantes seja distribuída informação relevante de antemão. A reunião típica é ad-hoc: convocam-se as pessoas e logo se vê. Isto origina divagações, conversas em ciclo que estendem para além do razoável a sua duração.

• pouco esclarecedoras, por vezes inúteis

  Não raramente acontece sair duma reunião demorada sem qualquer resultado prático: os temas entraram em loop, não se chegou a nenhuma conclusão, não foi definida qualquer acção.

Em suma:

• fazer agenda, distribuí-la aos participantes antecipadamente e segui-la durante a reunião;
• enviar informação relevante aos participantes antecipadamente;
• garantir que são produzidos resultados: são tomadas decisões, são distribuídas acções aos participantes.